NatalieHey (startende) online professional! Je kent het wel, die onpersoonlijke, saaie mails die je soms krijgt als je je inschrijft voor een training of webinar. Je verplaatst ze waarschijnlijk direct naar de prullenbak en denkt er nooit meer aan.
Wat als ik je vertel dat je welkomstmail het perfecte moment is om een blijvend goede indruk te maken? Waarom zou je die mail sturen? Wat staat erin? Hoe maak je ‘m persoonlijk? En hoe heb je er zo min mogelijk werk aan?
Waarom een welkomstmail?
Een welkomstmail is je eerste contact met je deelnemer na inschrijving. Wil jij een goede indruk maken? Dan is hier je kans. Daarnaast kun je gelijk wat praktische zaken bij ze droppen nietwaar.
- Bevestiging van de inschrijving: Een welkomstmail bevestigt dat de inschrijving succesvol was. Dat geeft vertrouwen.
- Introductie: Het is de eerste stap van de deelnemer in kennismaking met de training, de trainer en eventuele mededeelnemers.
- Logistiek: Je kunt praktische informatie delen zoals inloggegevens, startdata en wat de deelnemers kunnen verwachten.
Wat moet erin? Wat mij betreft…..
- Persoonlijke aanhef: Niets is zo onpersoonlijk als een algemene aanhef.
- Korte intro: Stel jezelf kort voor.
- Praktische informatie: Deel de agenda en het programma van de training, hoe en wanneer ze kunnen inloggen, en andere belangrijke data.
- Benodigdheden: Als de deelnemers iets nodig hebben voor de training, zoals bepaalde software, is dit het moment om dat te delen.
- Call-to-action: Wat moeten je deelnemers nu doen? Moeten ze zich ergens voor aanmelden, een voorbereidende quiz maken of een introductievideo bekijken?
Tips:
- De ‘looks’: Maak je mail niet alleen informatief. Zorg dat je mail er overzichtelijk uitziet. Ja, ook vi-su-eel aantrekkelijk. Dat betekent prettig leesbaar. Maak daarom gebruik van opsommingen, sub-kopjes en misschien wat afbeeldingen.
- Tone-of-Voice: Je wilt dat deelnemers zich welkom en op hun gemak voelen. Hoe zou jij onthaald willen worden?
- Contact informatie: Laat je deelnemers weten hoe ze je bereiken bij vragen of onduidelijkheden.
Hoe maak je nu die welkomstmail?
Dat jij je deelnemers persoonlijk informeert en betrekt. Dat je ze ook laat voelen dat ze écht gezien en gehoord worden. Dat is toch goud waard?!
Hoe doe je dat?
- Naamgebruik: Een simpel ‘Hallo [Naam]’ of ‘Hoi [Naam]’ doet al wonderen. Zeg nu zelf. Dat voelt toch meteen veel persoonlijker dan een algemeen ‘Beste deelnemer’.
- Voeg iets persoonlijks toe: Als je weet dat een deelnemer uit een specifieke branche komt of een bepaald probleem wil oplossen, speel daarop in.
- Vertel iets over jezelf: Laat zien dat je een echt persoon bent en niet een gezichtsloze organisatie. Een kort verhaaltje of anekdote zorgt al voor verbinding. Deze hangt natuurlijk helemaal van jouw context af. Kennen ze je al, ben jij de trainer in de organisatie, zijn ze eerder bij je geweest. Is het een open inschrijving? Zorg voor verbinding, plan desnoods voorafgaand aan de training een online 1-op1 kennismaking.
- Korte introductie: Geef wat achtergrondinformatie over de training.
- Stel een vraag: Nodig je deelnemers uit om iets over zichzelf te vertellen. Dit kan via een reply op de mail of op een community forum dat je opzet voor de training.
- Gebruik spreekstijl: Schrijf alsof je tegen ze praat, niet alsof je een wetenschappelijk essay schrijft.
- Geef keuzes: Mensen houden van autonomie, vooral als het om leren gaat. Laat ze bijvoorbeeld kiezen tussen verschillende voorbereidingsmaterialen of manieren om met jou en andere deelnemers in contact te komen.
- Geef een sneak peek: Deel iets exclusiefs dat alleen in de training aan bod komt. Dit kan een tip, een quote of zelfs een kort filmpje zijn.
Vergeet de copy-paste aanpak. Maak het persoonlijk! Een welkomstmail die inspeelt op de behoeften en interesses van je deelnemers maakt niet alleen indruk. Het verhoogt de betrokkenheid en tevredenheid.
Maak je leven makkelijker: Automatiseer die welkomstmail!
Ben jij er nog een die elk mailtje handmatig tikt en verstuurt? Stop daar nu mee! Automatisering maakt je leven makkelijker. En dat betekent niet dat je inboet op de kwaliteit of de persoonlijke touch van je welkomstmails.
Waarom automatiseren?
Ten eerste: tijd is geld. Als je deze taak automatiseert, kun jij je focussen op wat echt belangrijk is. Zoals de inhoud van je training of het beantwoorden van vragen van deelnemers.
Ten tweede: consistentie. Met automatisering weet je zeker dat elke deelnemer dezelfde hoge kwaliteit en zorg ontvangt, ongeacht wanneer hij of zij zich aanmeldt.
Hoe doe je dat?
- Kies je platform: Er zijn verschillende e-mailmarketingplatforms die dit voor je kunnen regelen, zoals Mailchimp, ConvertKit of ActiveCampaign.
- Segmentatie: De meeste platforms laten je segmenteren op basis van bepaalde criteria, zoals de training waarvoor iemand zich heeft ingeschreven, hun functietitel, et cetera. Zo kun je toch personaliseren!
- Template: Maak een standaardtemplate voor je welkomstmail. Laat hierbij bepaalde velden dynamisch invullen. Denk aan de naam van de deelnemer of de training waarvoor ze zich hebben aangemeld.
- Triggers: Stel triggers in zodat de welkomstmail automatisch wordt verstuurd na een bepaalde actie, zoals een nieuwe inschrijving.
- Testen, testen, testen: Zorg ervoor dat je alles goed test voordat je het live zet. Je wilt niet dat er iets misgaat, toch?
- Data analyseren: De meeste platforms bieden analytics aan. Check af en toe hoe je mails presteren en waar nodig, pas ze aan.
Laat de technologie het werk doen, zodat jij je kunt richten op het creëren van ‘ aha’ leermomenten voor je deelnemers.
Nu jij!
Een welkomstmail is dus veel meer dan een simpel ‘Hallo, welkom bij de training’. Het is een krachtig instrument om de ervaring van je deelnemers te verbeteren en hun betrokkenheid te vergroten. Je legt de basis voor een succesvolle online training.
Dat is hoe ik het aanpak. En jij?
Ik ben benieuwd hoe jullie dit aanpakken. Wat zijn jouw ingrediënten voor een welkomstmail? Deel jouw tips en ervaringen in de reacties hieronder!
Blijf leren, blijf groeien!
Natalie
